Ludzie – najcenniejszy zasób firmy! HPI case study.

 

Patrząc szeroko na problematykę związaną z zarządzaniem ludźmi, ciężko nie zgodzić się ze zdaniem, że ludzie są najcenniejszym zasobem organizacji. Działając w oparciu o stwierdzenie, możemy zadać sobie inne pytanie: „Ile organizacji rzeczywiście weryfikuje wkład poszczególnych osób w sukces lub porażkę danej firmy?”


Anna Flis, Jowita Spychalska

 

W większości przypadków pracownicy realizują swoje zadania, za które są wynagradzani, bez względu na to czy ich praca ma sens czy nie. Pracownicy raczej nastawiają się na działania a nie na efekty. To sytuacja, w której cele organizacyjne nie są przełożone na poziom poszczególnych zespołów czy osób. Niektóre firmy podejmują próby weryfikowania wydajności swoich pracowników lecz nie robią tego systematycznie, konsekwentnie i skutecznie. Z drugiej strony nie można stwierdzić, że brakuje organizacji, które robią to dobrze. Te właśnie firmy rozumieją, ile wart jest efekt pracy konkretnego pracownika.

Bardzo ciekawą metodologią, którą można zastosować do opracowania rekomendacji w celu podniesienia efektywności organizacji i pracowników, jest metodologia Human Performance Improvement (HPI). Wykorzystuje się ją najczęściej do: budowania nowej strategii firmy czy poszczególnych działów lub departamentów, poprawy procesów wewnątrz firmy, utrzymania talentów i zarządzania nimi czy przygotowania planów rozwojowych. Ostatnie takie wdrożenie także dotyczyło transformacji dużego przedsiębiorstwa.

 

TWARDE DANE

Ogromną wartością zastosowania tej metodologii jest fakt, że zaczynamy rozmawiać przy użyciu twardych danych a nie mówimy o tym co nam się wydaje, na bazie opinii kreowanych przez różne osoby w biznesie. Z danymi się nie dyskutuje, stanowią one punkt wyjścia do zaplanowania kolejnych efektywnych działań i rzeczywistej zmiany lub poprawy poszczególnych obszarów.

Badanie narzędziem HPI skupia się na sześciu obszarach :

  1.  zasoby,
  2.  procesy biznesowe / organizacja pracy,
  3.  informacje,
  4.  wiedza specjalistyczna i kompetencje,
  5.  motywacja,
  6.  jakość życia (work-life balance, wellness).

W przypadku obszaru dotyczącego zasobów badamy przede wszystkim kwestie narzędzi pracy, sprzętu, maszyn, systemów IT z jakich korzystamy, instrukcji postępowania oraz czasu i finansów. Jeśli weźmiemy pod uwagę procesy biznesowe/organizacje pracy, skupimy się na procesach, opisach zadań, strukturze organizacyjnej, procedurach, systemie raportowania itp.

W bloku dotyczącym informacji znajdziemy takie zagadnienia jak: dostęp do informacji związanych z wykonywaną pracą, standardy pracy czy informacje zwrotne na temat wykonywanej pracy. Te trzy pierwsze obszary są powiązane z samą organizacją i sposobem w jaki oddziałują na pracę innych osób, a kolejne odnoszą się głównie już do samych pracowników. Następny obszar to motywacja i związane z tym zagadnienia np.: premie, bonusy, prestiż, awans, lider, uznanie. W punkcie dotyczącym kompetencji i wiedzy znajdziemy informacje dotyczące szkoleń, programów rozwojowych, mentoringu, coachingu, ogólnie rozumianej edukacji. Ostatni obszar to jakość życia a w nim zagadnienia z zakresu aktywności fizycznej, opieki medycznej, diety, wsparcia w sytuacjach stresowych oraz możliwości wsparcia pracowników w kreowaniu swojego zdrowego balansu pomiędzy życiem prywatnym a życiem służbowym.

 

PRAKTYCZNE SPOJRZENIE

Można powiedzieć, że praktyczne spojrzenie na wykorzystanie metodologii HPI wygląda następująco:

 

  1. rozumiemy, że potencjał pracowników stanowi kluczowy element naszej firmy! To oni ją tworzą i bez nich i optymalnego wykorzystania ich potencjału organizacja nie pójdzie dalej.
  2. Badamy powiązania naszych pracowników i zespołów, aby zrozumieć powiązania wszystkich czynników – nie skupiamy się na zmienianiu ludzi, ale na zbadaniu naturalnych powiązań pomiędzy nimi i pozytywnym wykorzystaniu tego w biznesie!
  3. Wszystkie działania badawcze są realizowane aby prawdziwie zdiagnozować problem przedsiębiorstwa i zrobić to, co jest potrzebne do osiągnięcia celu.
  4. Jeśli już robimy jakieś badanie i stawiamy jakąś diagnozę, to musimy zaprojektować konkretne działania usprawniające.
1. Rozumiemy, że potencjał pracowników stanowi kluczowy element naszej firmy ! To oni ją tworzą i bez nich i optymalnego wykorzystania ich potencjału organizacja nie pójdzie dalej.
Rozumiemy, że potencjał pracowników stanowi kluczowy element naszej firmy! To oni ją tworzą i bez nich i optymalnego wykorzystania ich potencjału organizacja nie pójdzie dalej.

 

ROZPOCZĘCIE PROJEKTU

Zawsze w pierwszym kroku spotykamy się ze ścisłym kierownictwem firmy aby sprawdzić dwa obszary: w jaki sposób obecne kierownictwo postrzega sytuację swojej firmy oraz jakie strategiczne cele chciałoby osiągnąć. Ponadto ustalamy konkretny plan przeprowadzenia projektu. Istnieją oczywiście standardowe ramy prowadzenia takiego projektu, niemniej jednak zawsze dostosowujemy szczegóły do wymagań konkretnej kultury organizacyjnej. Po fazie ustaleń i projektowania następuje faza badawcza w oparciu o model HPI, czyli zbieranie informacji do zapanowania kolejności i rodzaju działań w szeroko rozumianym obszarze zarządzania i organizacji. Ankietami staramy się objąć 100 proc. populacji ponieważ tylko taka próba daje nadzieję na uzyskanie minimum 50 proc. odpowiedzi.

Po zebraniu danych następuje moment ich agregacji i analizy, dzięki czemu pojawiają się pierwsze wnioski. To właśnie taki wstępny raport przedstawiany jest w trzecim etapie ścisłemu kierownictwu firmy na warsztacie strategicznym. W jakim celu? Aby zweryfikować postawione hipotezy, uszczegółowić wnioski o perspektywę menedżerów wraz z uwzględnieniem strategicznych założeń funkcjonowania organizacji. I wreszcie następuje ostatni, czwarty krok w projekcie badawczym, który jest jednocześnie otwarciem projektów wdrażających. Sporządza się pisemny raport zawierający wnioski i obserwacje z badania oraz warsztatu strategicznego a także powstają rekomendacje na poziomie celów strategicznych i celów operacyjnych, uwzględniające zarówno całą organizację, jak i jej poszczególne działy. W zależności od wielkości organizacji raport zawiera od kilkudziesięciu do kilkuset stron twardych danych i opartych na nich zaleceń. Co ciekawe, rzadko kiedy te zewnętrzne  rekomendacje są spójne z wcześniejszą oceną kierownictwa firmy. W jednym z przypadków firma borykała się z odchodzeniem najbardziej utalentowanych i wyspecjalizowanych pracowników oraz z dużą ilością skarg na opóźnienia obsługi. W jaki sposób dotychczas sobie radzono? Proponowaniem wyjątkowo wysokich wynagrodzeń dla pracowników, których chciano namówić do pozostania w firmie, co przeważnie nie działało, albo organizowaniem dodatkowych szkoleń z obsługi – lecz liczba skarg się nie zmniejszała.

 

JAKIE BYŁY WYNIKI?

Po przeprowadzeniu projektu badawczego metodą HPI na poziomie organizacji zostały wskazane trzy najpoważniejsze problemy: w obszarach jakości życia, zasobów i dostępu do informacji.

Niezależnie od kolejności w zakresie konkretnych problemów w odpowiednim obszarze pracownicy wskazali jako najpoważniejsze pozyskiwanie informacji z rozmów nieformalnych na temat tego, co ważnego dzieje się w firmie przy braku odpowiedniej sformalizowanej komunikacji (95 proc. respondentów ), a więc funkcjonowanie plotek. Jako punkt  drugi wskazano, że firma nie zapewnia poczucia stabilizacji życiowej (81 proc. respondentów ), następnie – że w pracy towarzyszy nadmierny poziom stresu a jego nadmiar negatywnie wpływa na życie osobiste pracowników (w obydwu przypadkach wskazało tak 75 proc. respondentów). Z kolei 74 proc. respondentów powiedziało, że brakuje odpowiedniej liczby narzędzi do pracy w stosunku do liczby pracujących osób (komputery, kopiarki, specjalistyczne narzędzia i urządzenia), 66 proc. badanych uznało, że urządzenia nie działają właściwie – są zużyte i awaryjne, a 52 proc. – że przeszkadza im brak drobnego wyposażenia i podstawowych materiałów potrzebnych do wykonywania codziennej pracy! Jako dwa ostatnie najpoważniejsze problemy w pracy 57 proc. respondentów wskazało, iż o rzeczach, które mają wpływ na trwałą zmianę zadań i organizacji pracy, zwykle dowiaduje się za późno, zaś 51 proc. powiedziało, że informacje przekazywane przez zarząd w ogóle nie docierają do pracowników niższych szczebli. Bez zagłębiania się w szczegóły już teraz widać, że nawet najwyższe wynagrodzenie nie zatrzyma talentów w firmie na dłużej, skoro muszą pracować w stresogennym środowisku, które nie pozwala im wykreować równowagi pomiędzy życiem prywatnym a służbowym, z dużą ilością awarii i przestojów z nimi związanych, słuchając nieustannych plotek i dywagacji wynikających z braku należytej komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa! Żadne szkolenie z obsługi klienta nie zmniejszy liczby skarg, jeśli nie można klientom dostarczyć usługi, ponieważ szwankuje sprzęt a awarie nie są usuwane na bieżąco.

PROGRAMY ROZWOJOWE

 

REKOMENDACJE

Na potrzeby tego projektu powstała oczywiście lista rekomendacji na poziomie strategicznym i operacyjnym, które później w bardzo łatwy sposób przełożono na konkretne zadania. Jak się jednak Państwo domyślają w omawianych powyżej obszarach powstały przede wszystkim rekomendacje związane ze stworzeniem wewnętrznych procesów przepływu informacji na temat wykorzystania sprzętu i reagowania na awarie, ze stworzeniem profesjonalnie zarządzanego przepływu informacji wewnątrz organizacji oraz z wdrożeniem programów budujących świadomość wagi i znaczenia wykonywanych zadań przez pracowników a także programów wspierających pracowników opiekujących się dziećmi w łatwiejszym pogodzeniu życia osobistego i zawodowego.

Powyżej wskazywałyśmy, że wykorzystanie HPI daje twarde dane konieczne do zaplanowania dalszej drogi biznesu. Na koniec pragniemy jeszcze bardzo mocno podkreślić, iż są to dane pochodzące od naszego najważniejszego zasobu: ludzi!

To Wasi ludzie, ich pomysły, zdania na różne tematy, ich talenty, ich kolorowy świat stanowią o sukcesie lub porażce Waszego biznesu. Wszyscy koncentrują się obecnie na technologii zapominając, że technologię nadal jeszcze tworzą i wykorzystują ludzie.


Dnia 21.11.2017 r. we Wrocławiu temat „Human Performance Improvement – narzędzie w transformacji biznesu, wykorzystujące obecny potencjał. Case study z wdrożenia” był prezentowany przez autorki podczas konferencji Perspektywy HR.

 

 

Autorkami artykułu na zlecenie Personel Plus są Anna Flis i Jowita Spychalska – Partnerzy Zarządzający Training Designers.

Materiał prezentowany na konferencji „PERSPEKTYWY HR” w dniu 21.11.2017 r. we Wrocławiu pt. „Human Performance Improvement – narzędzie w transformacji biznesu, wykorzystujące obecny potencjał. Case study z wdrożenia”  jest do pobrania pod poniższym linkiem:

Perspektywy HR 2018 Training Designers 18.11.2017


Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach wykorzystania HPI do zrewolucjonizowania Twojego biznesu – zapraszamy do kontaktu z nami.

 

Wyrażam zgodę

 


Artykuł został po raz pierwszy opublikowany w Personel Plus Nr 1/2018 (122).

 


Materiał prezentowany na konferencji „PERSPEKTYWY HR” w dniu 21.11.2017 r. we Wrocławiu pt. „Human Performance Improvement – narzędzie w transformacji biznesu, wykorzystujące obecny potencjał. Case study z wdrożenia”  jest do pobrania pod poniższym linkiem:

Perspektywy HR 2018 Training Designers 18.11.2017